نحوه نوشتن توافق نامه

تنظیم یک توافق نامه مؤثر و شفاف، سنگ بنای هر همکاری موفق و جلوگیری از بروز سوءتفاهم های احتمالی است. با استفاده از این راهنمای جامع، می توانید با درک عمیق از اصول و اجزای یک توافق نامه معتبر، سند مورد نیاز خود را با رعایت جنبه های حقوقی تنظیم کنید و اطمینان خاطر را برای تمام طرفین به ارمغان آورید.

چه قصد همکاری با یک فریلنسر را داشته باشید، چه برای شروع یک شراکت تجاری یا حتی ساماندهی توافقات شخصی و خانوادگی، داشتن یک توافق نامه کتبی، ابزاری قدرتمند برای حفظ حقوق و مسئولیت های هر یک از طرفین است. این مقاله به شما کمک می کند تا گام به گام با تمامی مراحل و نکات مهم در نگارش یک توافق نامه حرفه ای آشنا شوید و با الگوهای عملی، فرآیند تنظیم سند را برای خود آسان تر کنید. از تعریف پایه توافق نامه گرفته تا تفاوت های آن با قرارداد و تفاهم نامه، و همچنین جزئیات نگارش هر بند، همه و همه با رویکردی دقیق و کاربردی ارائه شده اند. همچنین به سؤالات حقوقی رایج پاسخ داده می شود و نکات طلایی برای افزایش اعتبار سند شما مطرح خواهد شد.

توافق نامه چیست؟ درک مفهوم و ضرورت آن

توافق نامه سندی است کتبی و رسمی (یا بعضاً غیررسمی) که چارچوب همکاری، تعامل یا رابطه میان دو یا چند شخص (حقیقی یا حقوقی) را به دقت مشخص می کند. هدف اصلی آن، تعیین روشن حقوق و مسئولیت های هر طرف و پیشگیری از بروز ابهامات و اختلافات در آینده است. این سند می تواند شامل جزئیات مختلفی از جمله اطلاعات تماس، زمان بندی، تعهدات، شرایط پرداخت و مکانیسم های حل اختلاف باشد.

شاید بپرسید چرا به یک توافق نامه نیاز دارید؟ مزایای تنظیم یک توافق نامه فراتر از یک روال اداری صرف است. این سند به عنوان یک ابزار استراتژیک عمل می کند که منافع شما را مستند و محفوظ نگه می دارد. شفافیت یکی از مهم ترین دستاوردهای توافق نامه است؛ با مشخص کردن دقیق وظایف و انتظارات، هرگونه سوءتفاهم احتمالی از بین می رود. همچنین، توافق نامه می تواند به عنوان یک ضمانت اجرا عمل کند، به این معنی که در صورت عدم انجام تعهدات توسط یکی از طرفین، سند می تواند مبنای پیگیری قانونی قرار گیرد. مستندسازی دقیق اطلاعات و شرایط توافق نیز به کاهش ریسک های مالی و عملیاتی کمک می کند و مرجعی معتبر برای ارجاع در طول مدت همکاری فراهم می آورد.

کاربردهای توافق نامه بسیار گسترده و متنوع است و محدود به روابط پیچیده تجاری نمی شود. افراد حقیقی که قصد همکاری های کوچک دارند، فریلنسرها برای ارائه خدمات به مشتریان، استارتاپ ها برای شراکت های اولیه یا جذب سرمایه، و حتی خانواده ها برای توافقات داخلی می توانند از آن بهره مند شوند. توافق نامه های همکاری، فروش، خدمات، شراکت، مالی و حتی توافقات مربوط به نگهداری از فرزند، نمونه هایی از کاربردهای رایج این سند هستند.

تفاوت های کلیدی: توافق نامه، تفاهم نامه (MOU) و قرارداد

در دنیای حقوقی و کسب وکار، واژگانی مانند توافق نامه، تفاهم نامه و قرارداد گاهی به جای یکدیگر استفاده می شوند، در حالی که تفاوت های ظریفی در رسمیت، الزام آور بودن و جزئیات حقوقی دارند. درک این تفاوت ها برای انتخاب سند مناسب در هر موقعیت ضروری است.

تفاهم نامه (Memorandum of Understanding – MOU) معمولاً اولین گام در یک همکاری است. این سند نشان دهنده قصد طرفین برای همکاری در آینده است و چارچوب کلی مذاکرات و توافقات اولیه را ترسیم می کند. تفاهم نامه ها عموماً از نظر قانونی الزام آور نیستند، بلکه بیشتر بر اخلاق حرفه ای و تعهدات معنوی تأکید دارند. هدف اصلی MOU، ثبت شروط کلیدی و معانی مشترکی است که تا لحظه امضای آن مورد توافق قرار گرفته اند و برای پیکربندی قرارداد اصلی به طرفین کمک می کند. این سند بیشتر یک یادداشت برداری رسمی از پیشرفت مذاکرات است تا یک سند حقوقی قطعی.

نامه قصد (Letter of Intent – LOI) نیز همانند MOU، سندی اولیه است که قصد یک طرف را برای ورود به یک توافقنامه رسمی بیان می کند. LOI معمولاً یک طرفه است و از نظر قانونی کاملاً الزام آور نیست، اما ممکن است شامل بندهای الزام آوری مانند محرمانگی یا عدم مذاکره با طرفین دیگر باشد. تفاوت اصلی آن با MOU در این است که LOI بیشتر بر بیان نیت و شرایط پیشنهادی یک طرف تمرکز دارد، در حالی که MOU حاصل توافقات دوجانبه اولیه است.

توافق نامه (Agreement) یک گام فراتر از تفاهم نامه است. این سند نشان دهنده قوام بیشتر یافتن روابط و توافقات میان طرفین است و می تواند از نظر قانونی الزام آور باشد. توافق نامه ها، برخلاف تفاهم نامه ها، حاوی تعهدات مشخص و قابل پیگیری حقوقی هستند. جزئیات بیشتری در این سند قید می شود و طرفین متعهد به اجرای آن هستند. این سند اغلب زمانی استفاده می شود که شرایط کلی مشخص شده و طرفین قصد دارند به طور جدی تری وارد مرحله اجرا شوند.

قرارداد (Contract) رسمی ترین و الزام آورترین سند در میان این سه است. قراردادها شامل تصمیمات نهایی و قطعی طرفین هستند که به صورت مکتوب و بر اساس شرایط و ضوابط قانونی تنظیم می گردند. هر قرارداد، توافق نامه است اما هر توافق نامه، قرارداد نیست. قراردادها معمولاً ضمانت اجرایی قوی تری دارند و در صورت تخلف، امکان پیگیری قضایی مستقیم و سریع تری فراهم می آورند. در معاملات با ارزش بالا یا پیچیده، تنظیم قرارداد با جزئیات کامل و با مشاوره حقوقی، اهمیت حیاتی دارد.

برای درک بهتر، جدول مقایسه ای زیر را در نظر بگیرید:

ویژگی	تفاهم نامه (MOU) / نامه قصد (LOI)	توافق نامه (Agreement)	قرارداد (Contract)
رسمیت	پایین تا متوسط	متوسط تا بالا	بالا
الزام آور بودن	معمولاً غیرالزام آور (جز در موارد خاص)	می تواند الزام آور باشد	الزام آور از نظر قانونی
هدف اصلی	بیان قصد همکاری، چارچوب اولیه مذاکرات	ثبت توافقات مشخص، تعیین مسئولیت ها	ایجاد تعهدات حقوقی قطعی و قابل اجرا
جزئیات	کلی، خطوط اصلی همکاری	متوسط، مشخص کردن تعهدات اصلی	دقیق و جامع، شامل تمام شرایط و ضوابط
ضمانت اجرا	بیشتر بر اساس اخلاق حرفه ای و اعتبار	امکان پیگیری حقوقی در صورت تخلف	امکان پیگیری حقوقی و قضایی مستقیم
کاربرد	مراحل اولیه مذاکره، اکتشاف همکاری	شروع همکاری های مشخص، توافقات شخصی	معاملات تجاری، کاری، مشارکت های بزرگ

اجزای اصلی یک توافق نامه حرفه ای (چک لیست جامع)

یک توافق نامه محکم و کارآمد، از چندین جزء کلیدی تشکیل شده است که هر یک نقش مهمی در شفافیت، اعتبار و قابلیت اجرای سند دارند. در ادامه به شرح دقیق هر بخش همراه با نکات مهم نگارشی و حقوقی می پردازیم:

عنوان

عنوان توافق نامه باید واضح، گویا و منعکس کننده موضوع اصلی باشد. از عبارات عمومی مانند توافق نامه اجتناب کرده و آن را خاص تر کنید. برای مثال: توافق نامه همکاری در پروژه X، توافق نامه فروش محصولات نرم افزاری، یا توافق نامه مالی بین دو شخص. یک عنوان خوب به سرعت هدف سند را برای خواننده روشن می کند.

تاریخ و شماره

درج تاریخ دقیق انعقاد توافق نامه (روز، ماه، سال) الزامی است. همچنین، شماره گذاری توافق نامه ها، به ویژه برای کسب وکارهایی که تعداد زیادی توافق نامه تنظیم می کنند، برای ارجاع آسان و مدیریت اسناد بسیار مفید است. این شماره می تواند شامل سال و یک کد منحصر به فرد باشد (مثلاً: ۱۴۰۲/۰۱۵).

طرفین توافق

این بخش برای معرفی کامل و دقیق اشخاص درگیر در توافق است. اطلاعات باید شامل موارد زیر باشد:

• برای اشخاص حقیقی: نام و نام خانوادگی، نام پدر، شماره ملی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل صدور شناسنامه، نشانی کامل محل اقامت، کد پستی، شماره تلفن ثابت و همراه، و ایمیل.
• برای اشخاص حقوقی (شرکت ها و سازمان ها): نام کامل شرکت/سازمان، شماره ثبت، شناسه ملی، کد اقتصادی، نشانی کامل دفتر مرکزی، کد پستی، شماره تلفن ثابت و ایمیل. همچنین لازم است نام و مشخصات کامل نماینده یا نمایندگان قانونی (مانند مدیرعامل یا دارندگان حق امضا طبق روزنامه رسمی) که مجاز به امضای سند هستند، ذکر شود.

نکته مهم: اطمینان حاصل کنید که اطلاعات طرفین کاملاً صحیح و به روز باشد و در صورت امکان، با مدارک شناسایی رسمی تطبیق داده شود. این امر از بروز اختلافات هویتی در آینده جلوگیری می کند.

مقدمه/بیانیه هدف

مقدمه باید یک توضیح کوتاه و دقیق از هدف کلی از انعقاد توافق نامه ارائه دهد. این بخش به عنوان یک چارچوب برای درک کل سند عمل می کند و خواننده را با انگیزه اصلی طرفین برای ورود به این همکاری آشنا می سازد. از بیان جزئیات در این قسمت خودداری کنید و به صورت مختصر، دلیل اصلی توافق را بیان نمایید.

موضوع توافق

یکی از مهم ترین بخش ها، شرح دقیق و شفاف کاری است که قرار است انجام شود. موضوع توافق باید کاملاً بدون ابهام و با جزئیات کافی نگاشته شود تا هیچ شائبه ای باقی نماند. هرچه موضوع دقیق تر تعریف شود، احتمال بروز اختلاف کمتر خواهد بود. برای مثال، به جای ارائه خدمات مشاوره، بنویسید: ارائه خدمات مشاوره مالی شامل تجزیه و تحلیل صورت های مالی، تهیه گزارش های بودجه بندی و ارائه راهکارهای بهینه سازی جریان نقدینگی.

مدت زمان توافق

در این بخش، تاریخ شروع و پایان توافق نامه باید به صورت مشخص درج شود. همچنین، اگر امکان تمدید توافق نامه وجود دارد، شرایط و نحوه تمدید (مانند نیاز به توافق کتبی مجدد یا تمدید خودکار در صورت عدم فسخ) باید به وضوح قید گردد.

تعهدات و مسئولیت های هر یک از طرفین

این قسمت قلب توافق نامه است و باید با دقت فراوان نگاشته شود. وظایف، مسئولیت ها، زمان بندی و استانداردهای کیفی که هر یک از طرفین متعهد به رعایت آن ها هستند، باید به صورت جزئی و تفکیک شده ذکر شود. از عبارات کلی پرهیز کنید و سعی کنید هر وظیفه را به صورت عملیاتی و قابل اندازه گیری تعریف نمایید. مثلاً ارائه گزارش هفتگی به جای گزارش دهی منظم.

مبلغ و شرایط پرداخت

تمام جزئیات مالی، شامل مبلغ کلی توافق، زمان بندی پرداخت ها (مثلاً پیش پرداخت، اقساط، پرداخت نهایی)، روش پرداخت (واریز به حساب بانکی، چک و غیره) و واحد پولی (ریال، تومان و غیره) باید در این بخش قید شود. در صورت لزوم، شرایط مربوط به جریمه دیرکرد پرداخت، مالیات ها و نحوه رسیدگی به صورت حساب ها نیز باید مشخص گردد.

محرمانگی (Confidentiality)

در بسیاری از توافقات، طرفین به اطلاعات محرمانه یکدیگر دسترسی پیدا می کنند. بند محرمانگی تعهد طرفین را برای حفظ این اطلاعات و عدم افشای آن ها به اشخاص ثالث، چه در طول مدت توافق و چه پس از پایان آن، مشخص می کند. تعریف دقیق اطلاعات محرمانه در این بند بسیار مهم است.

حقوق مالکیت فکری (IP Rights)

اگر موضوع توافق شامل تولید محتوا، نرم افزار، طرح گرافیکی، اختراع یا هر نوع اثر خلاقانه ای است، این بخش مالکیت حقوق فکری خروجی کار را تعیین می کند. مشخص شود که مالکیت اثر ایجاد شده متعلق به کدام طرف است و چگونه از آن استفاده خواهد شد. این بند از اختلافات بعدی بر سر مالکیت معنوی جلوگیری می کند.

شرایط فسخ/انحلال

این بند باید دلایل موجه برای فسخ توافق نامه (مانند عدم انجام تعهدات، ورشکستگی، توافق طرفین)، مراحل و رویه فسخ (مانند نیاز به اطلاع رسانی کتبی) و پیامدهای حقوقی و مالی ناشی از فسخ را مشخص کند. این بخش به طرفین اطمینان می دهد که در صورت بروز شرایط ناخواسته، راهکاری مشخص برای خاتمه همکاری وجود دارد.

حل و فصل اختلافات

در صورت بروز هرگونه اختلاف، این بخش مکانیسم های حل و فصل آن را تعیین می کند. این مکانیسم ها می تواند شامل مذاکره مستقیم بین طرفین، میانجیگری توسط شخص ثالث بی طرف، داوری (که رأی داور معمولاً لازم الاجراست) و در نهایت مراجعه به مراجع قضایی باشد. اولویت بندی این روش ها می تواند در کاهش هزینه ها و زمان حل اختلاف مؤثر باشد.

قوانین حاکم

در توافقاتی که بین طرفین از کشورهای مختلف یا در حوزه های قضایی متفاوت منعقد می شوند، مشخص کردن قانون حاکم بر توافق (مثلاً قوانین جمهوری اسلامی ایران) اهمیت زیادی دارد. این بند تعیین می کند که در صورت بروز اختلاف، کدام مجموعه قوانین ملاک تصمیم گیری خواهد بود.

فورس ماژور (Force Majeure)

این بند شرایط غیرقابل پیش بینی و خارج از کنترل طرفین (مانند بلایای طبیعی، جنگ، شورش، تحریم های ناگهانی) را تعریف می کند که بر انجام تعهدات طرفین تأثیر می گذارد. در این حالت، تکلیف تعهدات معوق یا خسارات احتمالی مشخص می شود. این بند به طرفین اجازه می دهد که بدون تقصیر و مجازات، تعهدات خود را به تعویق بیندازند یا از انجام آن ها معاف شوند.

نسخه های توافق نامه

تعداد نسخه های توافق نامه (معمولاً حداقل دو نسخه) و اعتبار آن ها (مثلاً این توافق نامه در دو نسخه متحدالمتن تنظیم گردیده که هر دو نسخه از اعتبار واحد برخوردار است) باید در این بخش قید شود. هر یک از طرفین باید یک نسخه امضا شده را دریافت و نگهداری کند.

امضا

در انتهای توافق نامه، فضای کافی برای امضای طرفین، همراه با درج نام و سمت آن ها، باید در نظر گرفته شود. در صورت نیاز به شهادت شهود، فضای لازم برای امضای شهود و مشخصات آن ها نیز باید وجود داشته باشد. تاریخ امضا نیز باید در کنار امضا درج شود تا زمان دقیق اعتبار سند مشخص گردد.

نحوه نوشتن توافق نامه گام به گام (با الگو و مثال عملی)

نوشتن یک توافق نامه ممکن است در ابتدا پیچیده به نظر برسد، اما با دنبال کردن گام های مشخص و استفاده از یک ساختار مناسب، می توانید به راحتی آن را تنظیم کنید. در این بخش، یک راهنمای گام به گام همراه با الگوها و مثال های عملی ارائه می شود.

گام ۱: جمع آوری اطلاعات اولیه

پیش از شروع نگارش، تمامی اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید. این اطلاعات شامل:

• مشخصات کامل طرفین (نام، نام شرکت، کد ملی/ثبت، آدرس، شماره تماس، ایمیل).
• هدف دقیق از توافق نامه.
• موضوع اصلی همکاری یا معامله با جزئیات.
• مدت زمان مورد نظر برای همکاری.
• تعهدات و مسئولیت های هر یک از طرفین به صورت لیست وار.
• شرایط مالی (مبلغ، زمان بندی پرداخت، نحوه پرداخت).
• شرایط خاص (مانند محرمانگی، مالکیت فکری، فسخ).

گام ۲: پیش نویس اولیه را تنظیم کنید

با استفاده از ساختار اجزای اصلی که قبلاً توضیح داده شد، شروع به نوشتن پیش نویس اولیه کنید. ابتدا عنوان، طرفین، تاریخ و موضوع را مشخص کنید. سپس، به ترتیب به سایر بخش ها بپردازید و اطلاعات جمع آوری شده را در جایگاه خود قرار دهید. در این مرحله، نگران کامل بودن جزئیات نباشید؛ هدف، ایجاد یک چارچوب کلی است.

گام ۳: از زبان رسمی و شفاف استفاده کنید

در نگارش متن، از زبان رسمی، واضح و بدون ابهام استفاده کنید. جملات باید کوتاه و روان باشند تا خواننده به راحتی آن ها را درک کند. از کلمات و عباراتی که می تواند تفسیرهای مختلفی داشته باشد، پرهیز کنید. استفاده از وجه معلوم به جای وجه مجهول، به فعال تر و گویاتر شدن متن کمک می کند.

گام ۴: همه جزئیات را پوشش دهید

پس از تنظیم چارچوب کلی، به هر بخش بازگردید و جزئیات را اضافه کنید. هرچه توافق نامه دقیق تر و جزئی تر باشد، احتمال بروز سوءتفاهم در آینده کمتر خواهد بود. تمام احتمالات و سناریوهای ممکن را در نظر بگیرید و برای آن ها راهکار پیش بینی کنید.

گام ۵: بازبینی و اصلاح (تأکید بر مشورت حقوقی)

پیش نویس نهایی را به دقت بازبینی کنید. از یک شخص سوم بی طرف بخواهید آن را بخواند تا از شفافیت و عدم ابهام آن مطمئن شوید. برای توافقات پیچیده یا با ارزش بالا، مشاوره با یک وکیل متخصص اکیداً توصیه می شود. وکیل می تواند بندهای حقوقی را بررسی کرده و از اعتبار و قابلیت اجرای آن در مراجع قانونی اطمینان حاصل کند.

گام ۶: امضای نهایی و بایگانی

پس از توافق نهایی بر سر تمام مفاد، توافق نامه را توسط تمامی طرفین و در صورت لزوم، شهود امضا کنید. اطمینان حاصل کنید که هر صفحه از توافق نامه (به ویژه در اسناد چند صفحه ای) توسط طرفین امضا یا مهر شده باشد. در نهایت، نسخه های امضا شده را به صورت فیزیکی و دیجیتال در مکانی امن بایگانی کنید تا در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند.

الگوی کامل توافق نامه کلی

این الگو یک چارچوب کلی برای تنظیم انواع توافق نامه ها فراهم می کند. می توانید با پر کردن بخش های مشخص شده در کروشه [...] آن را برای نیازهای خود سفارشی سازی کنید.

عنوان توافق نامه: [مثال: توافق نامه همکاری در پروژه توسعه نرم افزار]
شماره توافق نامه: [اختیاری، مثال: 1402/001]
تاریخ تنظیم: [تاریخ کامل به شمسی، مثال: 15 شهریور 1402]

طرفین توافق:

این توافق نامه در تاریخ فوق الذکر، میان اشخاص ذیل منعقد می گردد:

۱. طرف اول: [نام کامل شخص/شرکت]
    - نوع: [حقیقی / حقوقی]
    - شماره ملی / ثبت: [شماره ملی برای حقیقی، شماره ثبت برای حقوقی]
    - نشانی کامل: [شهر، خیابان، کوچه، پلاک، کد پستی]
    - تلفن تماس: [شماره تلفن ثابت و همراه]
    - پست الکترونیکی: [آدرس ایمیل]
    - نماینده (در صورت حقوقی بودن): [نام و نام خانوادگی، سمت، شماره ملی]

۲. طرف دوم: [نام کامل شخص/شرکت]
    - نوع: [حقیقی / حقوقی]
    - شماره ملی / ثبت: [شماره ملی برای حقیقی، شماره ثبت برای حقوقی]
    - نشانی کامل: [شهر، خیابان، کوچه، پلاک، کد پستی]
    - تلفن تماس: [شماره تلفن ثابت و همراه]
    - پست الکترونیکی: [آدرس ایمیل]
    - نماینده (در صورت حقوقی بودن): [نام و نام خانوادگی، سمت، شماره ملی]

(در ادامه طرف اول و طرف دوم، به ترتیب، [نام خلاصه طرف اول] و [نام خلاصه طرف دوم] نامیده می شوند.)

مقدمه و هدف:
[یک تا سه جمله کوتاه در خصوص هدف کلی از انعقاد توافق نامه. مثال: این توافق نامه با هدف تعیین چارچوب همکاری متقابل در زمینه طراحی و توسعه وب سایت شرکتی، بین طرفین منعقد می گردد.]

ماده ۱: موضوع توافق
موضوع این توافق نامه عبارت است از: [شرح دقیق و شفاف موضوع اصلی کار یا همکاری، به گونه ای که هیچ ابهامی وجود نداشته باشد. مثلاً: طراحی، کدنویسی، و پیاده سازی یک وب سایت فروشگاهی آنلاین برای محصولات دست ساز، بر اساس مستندات فنی و طراحی های تأیید شده در پیوست الف این توافق نامه.]

ماده ۲: مدت زمان توافق
این توافق نامه از تاریخ [تاریخ شروع] آغاز و تا تاریخ [تاریخ پایان] به مدت [تعداد] [ماه/سال] ادامه خواهد داشت. [شرایط تمدید در صورت وجود: تمدید این توافق نامه منوط به توافق کتبی طرفین حداقل 30 روز قبل از تاریخ انقضا خواهد بود.]

ماده ۳: تعهدات و مسئولیت های طرفین

۳.۱ تعهدات [نام خلاصه طرف اول]:
    [لیست دقیق وظایف و مسئولیت های طرف اول، شامل زمان بندی، کیفیت و استانداردهای مورد انتظار.]
    - آیتم ۱:
    - آیتم ۲:

۳.۲ تعهدات [نام خلاصه طرف دوم]:
    [لیست دقیق وظایف و مسئولیت های طرف دوم، شامل زمان بندی، کیفیت و استانداردهای مورد انتظار.]
    - آیتم ۱:
    - آیتم ۲:

ماده ۴: مبلغ و شرایط پرداخت
۴.۱ مبلغ کل این توافق نامه، [مبلغ به عدد] ([مبلغ به حروف]) [واحد پولی، مثال: ریال/تومان] می باشد.
۴.۲ نحوه پرداخت به شرح ذیل است:
    - [درصد/مبلغ] به عنوان پیش پرداخت در تاریخ [تاریخ]
    - [درصد/مبلغ] در تاریخ [تاریخ/پس از اتمام مرحله X]
    - [درصد/مبلغ] باقی مانده پس از تحویل نهایی و تأیید [موضوع توافق]
۴.۳ تمامی پرداخت ها از طریق [روش پرداخت، مثال: واریز به حساب بانکی شماره X به نام Y] انجام خواهد شد.
[بند مربوط به جریمه دیرکرد، مالیات و هزینه های اضافی در صورت لزوم]

ماده ۵: محرمانگی
طرفین متعهد می شوند تمامی اطلاعات محرمانه (شامل [مثال: اطلاعات تجاری، فنی، مالی، لیست مشتریان]) که در طول اجرای این توافق نامه به دست می آورند، محرمانه تلقی کرده و بدون رضایت کتبی طرف دیگر، آن ها را افشا نکنند. این تعهد پس از اتمام توافق نامه نیز به قوت خود باقی خواهد ماند.

ماده ۶: حل و فصل اختلافات
در صورت بروز هرگونه اختلاف در تفسیر یا اجرای مفاد این توافق نامه، طرفین ابتدا تلاش خواهند کرد تا از طریق مذاکره مستقیم و دوستانه آن را حل و فصل نمایند. در صورت عدم حصول توافق ظرف [تعداد] روز کاری، موضوع به [مثال: داوری یک داور مرضی الطرفین / مراجع قضایی صالح در شهر X] ارجاع خواهد شد.

ماده ۷: شرایط فسخ
این توافق نامه می تواند در یکی از موارد زیر فسخ گردد:
۷.۱ با توافق کتبی هر دو طرف.
۷.۲ در صورت عدم انجام تعهدات اساسی توسط هر یک از طرفین، پس از اطلاع کتبی و عدم رفع نقض ظرف [تعداد] روز.
۷.۳ [موارد خاص دیگر مانند ورشکستگی، فورس ماژور]
پیامدهای فسخ: [تعیین تکلیف پرداخت های انجام شده، خروجی های کار، و سایر تعهدات.]

ماده ۸: فورس ماژور
در صورتی که به دلیل بروز حوادث غیرمترقبه و خارج از اراده طرفین (مانند بلایای طبیعی، جنگ، شورش، تحریم های جدید) انجام تعهدات این توافق نامه ناممکن گردد، طرف متضرر از مسئولیت عدم انجام تعهد معاف خواهد بود و مدت زمان اجرای توافق به میزان مدت زمان فورس ماژور تمدید خواهد شد.

ماده ۹: نسخه ها و اعتبار
این توافق نامه در [تعداد] نسخه متحدالمتن تنظیم گردیده که هر [تعداد] نسخه از اعتبار واحدی برخوردار است و پس از امضای طرفین لازم الاجرا خواهد بود.

محل امضا:

طرف اول:
نام و نام خانوادگی: [نام و نام خانوادگی]
سمت: [سمت]
امضا:
تاریخ:

طرف دوم:
نام و نام خانوادگی: [نام و نام خانوادگی]
سمت: [سمت]
امضا:
تاریخ:

شاهدین (اختیاری):
شاهد ۱: [نام و نام خانوادگی، شماره ملی، امضا]
شاهد ۲: [نام و نام خانوادگی، شماره ملی، امضا]

برای درک بهتر، نمونه های پر شده از توافق نامه ها می تواند مفید باشد:

الگوی توافق نامه همکاری (مثال پر شده)

عنوان توافق نامه: توافق نامه همکاری در پروژه بازاریابی دیجیتال
شماره توافق نامه: 1402/005
تاریخ تنظیم: 20 مهر 1402

طرفین توافق:

این توافق نامه در تاریخ فوق الذکر، میان اشخاص ذیل منعقد می گردد:

۱. طرف اول: شرکت داده پردازان نوین (سهامی خاص)
    - نوع: حقوقی
    - شماره ثبت: 123456
    - نشانی کامل: تهران، خیابان ولیعصر، پلاک 100، کد پستی: 1411122222
    - تلفن تماس: 021-88888888
    - پست الکترونیکی: info@dpn.com
    - نماینده: آقای علی احمدی، مدیرعامل، شماره ملی: 0011223344

۲. طرف دوم: خانم سارا محمدی
    - نوع: حقیقی
    - شماره ملی: 0055667788
    - نشانی کامل: اصفهان، خیابان توحید، کوچه 5، پلاک 12، کد پستی: 8111199999
    - تلفن تماس: 09131112233
    - پست الکترونیکی: sara.mohammadi@email.com
    - نماینده: ندارد

(در ادامه طرف اول و طرف دوم، به ترتیب، شرکت داده پردازان و خانم محمدی نامیده می شوند.)

مقدمه و هدف:
این توافق نامه با هدف تعیین چارچوب همکاری متقابل در زمینه ارائه خدمات مشاوره و اجرای کمپین های بازاریابی دیجیتال برای محصولات شرکت داده پردازان، بین طرفین منعقد می گردد.

ماده ۱: موضوع توافق
موضوع این توافق نامه عبارت است از: ارائه خدمات مشاوره، برنامه ریزی، اجرا و تحلیل کمپین های بازاریابی دیجیتال (شامل سئو، تبلیغات گوگل و مدیریت شبکه های اجتماعی) برای محصول 'نرم افزار مدیریت پروژه' شرکت داده پردازان، بر اساس طرح پیشنهادی مورخ 10 مهر 1402 (پیوست الف).

ماده ۲: مدت زمان توافق
این توافق نامه از تاریخ 1 آبان 1402 آغاز و تا تاریخ 1 اردیبهشت 1403 به مدت 6 ماه ادامه خواهد داشت. تمدید این توافق نامه منوط به توافق کتبی طرفین حداقل 30 روز قبل از تاریخ انقضا خواهد بود.

ماده ۳: تعهدات و مسئولیت های طرفین

۳.۱ تعهدات شرکت داده پردازان:
    - فراهم آوردن دسترسی های لازم به ابزارهای تحلیل وب و حساب های تبلیغاتی.
    - ارائه اطلاعات کامل و به روز درباره محصول و استراتژی های بازاریابی.
    - پرداخت مبالغ توافق شده در موعد مقرر.
    - تعیین یک نفر به عنوان رابط اصلی برای هماهنگی با خانم محمدی.

۳.۲ تعهدات خانم محمدی:
    - تحلیل کلمات کلیدی و بهینه سازی محتوای وب سایت (سئو).
    - طراحی، اجرا و بهینه سازی کمپین های تبلیغاتی در گوگل (Google Ads).
    - مدیریت و تولید محتوا برای صفحات شرکت در اینستاگرام و لینکدین (حداقل 3 پست در هفته).
    - ارائه گزارش عملکرد ماهانه شامل شاخص های کلیدی (KPIs) و نتایج حاصله.
    - پاسخگویی به سؤالات و رفع ابهامات شرکت داده پردازان در ساعات کاری (9 صبح تا 5 بعدازظهر).

ماده ۴: مبلغ و شرایط پرداخت
۴.۱ مبلغ کل این توافق نامه، 60,000,000 (شصت میلیون) ریال می باشد.
۴.۲ نحوه پرداخت به شرح ذیل است:
    - 20,000,000 ریال به عنوان پیش پرداخت در تاریخ 1 آبان 1402.
    - 20,000,000 ریال پس از اتمام ماه سوم همکاری (1 بهمن 1402).
    - 20,000,000 ریال باقی مانده پس از تحویل نهایی آخرین گزارش و تأیید خدمات.
۴.۳ تمامی پرداخت ها از طریق واریز به حساب بانکی شماره 123-456-789 به نام سارا محمدی انجام خواهد شد.

ماده ۵: محرمانگی
طرفین متعهد می شوند تمامی اطلاعات محرمانه (شامل اطلاعات تجاری، فنی، مالی، لیست مشتریان، استراتژی های بازاریابی) که در طول اجرای این توافق نامه به دست می آورند، محرمانه تلقی کرده و بدون رضایت کتبی طرف دیگر، آن ها را افشا نکنند. این تعهد پس از اتمام توافق نامه نیز به قوت خود باقی خواهد ماند.

ماده ۶: حل و فصل اختلافات
در صورت بروز هرگونه اختلاف در تفسیر یا اجرای مفاد این توافق نامه، طرفین ابتدا تلاش خواهند کرد تا از طریق مذاکره مستقیم و دوستانه آن را حل و فصل نمایند. در صورت عدم حصول توافق ظرف 15 روز کاری، موضوع به داوری آقای دکتر حقوقدان (شماره ملی 0099887766) که مرضی الطرفین است، ارجاع خواهد شد و رأی ایشان برای طرفین لازم الاجرا می باشد.

ماده ۷: شرایط فسخ
این توافق نامه می تواند در یکی از موارد زیر فسخ گردد:
۷.۱ با توافق کتبی هر دو طرف.
۷.۲ در صورت عدم انجام تعهدات اساسی توسط هر یک از طرفین، پس از اطلاع کتبی و عدم رفع نقض ظرف 10 روز.
۷.۳ در صورت ورشکستگی یا اعلام توقف فعالیت هر یک از طرفین.
پیامدهای فسخ: در صورت فسخ، تمامی پرداخت های انجام شده تا تاریخ فسخ و متناسب با خدمات ارائه شده، تسویه خواهد شد و خانم محمدی موظف به تحویل تمامی مستندات و اطلاعات مربوط به کمپین ها به شرکت داده پردازان می باشد.

ماده ۸: فورس ماژور
در صورتی که به دلیل بروز حوادث غیرمترقبه و خارج از اراده طرفین (مانند بلایای طبیعی، جنگ، شورش، تحریم های جدید) انجام تعهدات این توافق نامه ناممکن گردد، طرف متضرر از مسئولیت عدم انجام تعهد معاف خواهد بود و مدت زمان اجرای توافق به میزان مدت زمان فورس ماژور تمدید خواهد شد.

ماده ۹: نسخه ها و اعتبار
این توافق نامه در دو نسخه متحدالمتن تنظیم گردیده که هر دو نسخه از اعتبار واحدی برخوردار است و پس از امضای طرفین لازم الاجرا خواهد بود.

محل امضا:

طرف اول: شرکت داده پردازان نوین
نام و نام خانوادگی: علی احمدی
سمت: مدیرعامل
امضا:
تاریخ: 20 مهر 1402

طرف دوم:
نام و نام خانوادگی: سارا محمدی
سمت: کارشناس بازاریابی دیجیتال
امضا:
تاریخ: 20 مهر 1402

نکات طلایی برای افزایش اعتبار و کارایی توافق نامه شما

برای اینکه توافق نامه شما نه تنها یک سند کاغذی باشد، بلکه به واقع به عنوان یک ابزار قدرتمند برای حفظ حقوق و شفافیت در روابط عمل کند، رعایت نکات زیر ضروری است:

شفافیت مطلق و دوری از ابهام

یکی از بزرگترین دشمنان توافق نامه ها، ابهام است. هر کلمه و هر جمله باید به گونه ای باشد که تنها یک معنا داشته باشد و جای هیچ گونه سوءتفسیر یا برداشت دوپهلو باقی نماند. از به کار بردن اصطلاحات پیچیده و تخصصی که ممکن است برای طرف دیگر یا مراجع قضایی نامفهوم باشد، خودداری کنید مگر آنکه تعریف دقیقی برای آن ها در متن ارائه دهید. زبان ساده، روشن و مستقیم، بهترین انتخاب است.

دقیق و جزئی باشید

درج جزئیات دقیق، هرچند ممکن است طولانی به نظر برسد، اما در بلندمدت از بروز مشکلات بسیاری جلوگیری می کند. هرچه تعهدات، زمان بندی ها، مبالغ و شرایط با جزئیات بیشتری مشخص شوند، کمتر احتمال دارد که در آینده بر سر آن ها اختلافی پیش آید. به عنوان مثال، به جای ارائه گزارش، بنویسید ارائه گزارش ماهانه عملکرد با فرمت اکسل و شامل شاخص های کلیدی X، Y و Z در پنجم هر ماه.

مشاوره حقوقی را جدی بگیرید

برای توافق نامه هایی که از پیچیدگی بالایی برخوردارند یا ارزش مالی و حقوقی قابل توجهی دارند، مشورت با یک وکیل متخصص، سرمایه گذاری هوشمندانه ای است. وکیل می تواند بندهای حقوقی را بررسی کند، از مطابقت آن با قوانین جاری کشور اطمینان حاصل کند، و نکات مهمی را که ممکن است از دید شما پنهان مانده باشد، گوشزد نماید. یک توافق نامه تنظیم شده توسط وکیل، اعتبار و قدرت اجرایی بسیار بالاتری دارد.

مستندسازی ضمیمه ها

اگر توافق نامه شما دارای پیوست ها، جداول، فهرست ها یا مستندات فنی دیگری است (مانند طرح اولیه پروژه، لیست محصولات، مستندات فنی)، حتماً به آن ها در متن اصلی توافق نامه اشاره کنید و مشخص نمایید که این ضمیمه ها جزئی جدایی ناپذیر از توافق نامه محسوب می شوند. بهتر است هر ضمیمه را با حروف الفبا (پیوست الف، پیوست ب) یا اعداد شماره گذاری کنید تا ارجاع به آن ها آسان تر باشد.

اعتبار امضای الکترونیکی و دست نویس

امضای دست نویس بر روی کاغذ و با حضور فیزیکی طرفین، هنوز هم رایج ترین و معتبرترین شکل امضا است. با این حال، در برخی موارد و با پیشرفت فناوری، امضای الکترونیکی نیز در بسیاری از کشورها (از جمله ایران تحت شرایط خاص) اعتبار حقوقی دارد. اگر از امضای الکترونیکی استفاده می کنید، مطمئن شوید که سیستم مورد استفاده شما از استانداردهای امنیتی و حقوقی لازم برخوردار است تا بتواند هویت امضاکننده را تأیید و از تغییر محتوای سند پس از امضا جلوگیری کند. برای توافقات مهم، همچنان امضای دست نویس یا حداقل گواهی امضای محضری (برای تأیید اصالت امضا) توصیه می شود.

بایگانی امن و مطمئن

پس از امضا، نسخه های فیزیکی و دیجیتال توافق نامه را در مکانی امن و قابل دسترسی نگهداری کنید. نگهداری نسخه های اسکن شده در فضای ابری (Cloud Storage) با پشتیبان گیری منظم می تواند از گم شدن یا آسیب دیدن نسخه های فیزیکی جلوگیری کند. همچنین، تاریخ گذاری و شماره گذاری مناسب اسناد، فرآیند بایگانی و بازیابی را ساده تر می سازد.

سوالات متداول (FAQ)

آیا توافق نامه دست نویس اعتبار قانونی دارد؟

بله، توافق نامه ای که به صورت دست نویس تنظیم شده و توسط طرفین امضا شده باشد، در صورتی که شرایط اساسی صحت معاملات (مانند قصد و رضای طرفین، اهلیت، مشروعیت جهت، و مشخص بودن موضوع) را دارا باشد، به عنوان یک سند عادی از نظر قانونی معتبر است و می تواند در دادگاه مستند قرار گیرد. با این حال، اثبات صحت و اصالت آن در دادگاه ممکن است نیازمند ارائه دلایل و شواهد بیشتری باشد.

چه زمانی نیاز به ثبت رسمی توافق نامه در دفترخانه داریم؟

ثبت رسمی توافق نامه در دفترخانه، آن را به یک سند رسمی تبدیل می کند که دارای مزیت لازم الاجرا بودن است. یعنی در صورت تخلف، برای اجرای آن نیازی به طی مراحل طولانی دعوای حقوقی نیست و می توان مستقیماً از طریق اداره ثبت یا اجرای احکام اقدام کرد. این امر به ویژه در معاملات سنگین و پرریسک (مانند املاک، سهام با ارزش بالا، پروژه های چند میلیارد ریالی) توصیه می شود تا زمان و هزینه پیگیری های حقوقی به شدت کاهش یابد.

آیا می توانیم بدون وکیل توافق نامه بنویسیم؟

بله، برای توافقات ساده و کم ریسک، افراد می توانند خودشان توافق نامه تنظیم کنند. با این حال، همانطور که قبلاً ذکر شد، برای توافقات پیچیده یا با ارزش بالا، مشورت با یک وکیل متخصص برای اطمینان از صحت حقوقی و پوشش تمامی جنبه های مورد نیاز، اکیداً توصیه می شود. یک وکیل می تواند بندهای حقوقی را به درستی تنظیم کرده و از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کند.

در صورت عدم انجام تعهدات توسط یکی از طرفین چه باید کرد؟

اگر یکی از طرفین به تعهدات خود عمل نکند، ابتدا باید به بندهای مربوط به حل و فصل اختلافات و شرایط فسخ در توافق نامه مراجعه کنید. معمولاً اولین گام، اطلاع رسانی کتبی به طرف خاطی و درخواست رفع نقض تعهد در یک بازه زمانی مشخص است. در صورت عدم پاسخگویی یا رفع نقض، می توان از مکانیسم های حل اختلاف مانند مذاکره، میانجیگری، داوری یا در نهایت مراجعه به دادگاه استفاده کرد.

آیا فوت یکی از طرفین توافق نامه را باطل می کند؟

پاسخ به این سوال بستگی به نوع توافق نامه دارد. در برخی از توافقات که ماهیت آن ها شخصی است (مثلاً قرارداد کار یا خدمات فریلنسری که انجام کار به صورت مستقیم و توسط شخص خاصی تعهد شده است)، فوت یکی از طرفین می تواند منجر به فسخ یا انحلال توافق نامه شود. اما در توافقاتی که ماهیت مالی یا غیرشخصی دارند (مانند توافق نامه فروش ملک یا شراکت که با فوت یکی از شرکا، سهم او به ورثه منتقل می شود)، توافق نامه به طور خودکار باطل نمی شود و تعهدات آن به ورثه منتقل می گردد. در هر صورت، برای جلوگیری از ابهام، بهتر است در متن توافق نامه در خصوص آثار فوت یکی از طرفین تعیین تکلیف شود.

تفاوت قرارداد کار و توافق نامه همکاری چیست؟

قرارداد کار سندی رسمی است که رابطه کارگر و کارفرما را تحت شمول قانون کار جمهوری اسلامی ایران تعریف می کند. در این نوع قرارداد، کارگر تابع مقررات کارفرما است، مشمول بیمه تأمین اجتماعی، حقوق و مزایای قانونی (مانند عیدی، سنوات، مرخصی) می شود و رابطه تبعیتی بین کارگر و کارفرما وجود دارد. توافق نامه همکاری (که می تواند شامل قراردادهای پیمانکاری، مشاوره، فریلنسری و غیره باشد) معمولاً رابطه کارگر و کارفرما را شامل نمی شود و بیشتر بر اساس قانون مدنی تنظیم می گردد. در این توافقات، طرفین معمولاً مستقل از یکدیگر فعالیت می کنند، ممکن است مشمول بیمه تأمین اجتماعی از سوی کارفرما نباشند و از آزادی عمل بیشتری برخوردارند. تفاوت اصلی در نوع رابطه و قوانین حاکم بر آن است.

آیا توافق نامه فقط بین اشخاص حقیقی است؟

خیر، توافق نامه می تواند بین اشخاص حقیقی (افراد)، اشخاص حقوقی (شرکت ها، سازمان ها) یا ترکیبی از هر دو منعقد شود. انواع مختلفی از توافق نامه ها وجود دارد که طرفین آن ها می توانند افراد، کسب وکارها، نهادهای دولتی یا حتی سازمان های غیردولتی باشند.

چه کسی باید توافق نامه شرکت را امضا کند؟

در مورد شرکت ها، معمولاً دارندگان حق امضای مجاز هستند که باید توافق نامه را امضا کنند. این افراد و حدود اختیارات آن ها در اساسنامه شرکت و آخرین روزنامه رسمی شرکت مشخص شده است (مثلاً: کلیه اسناد تعهدآور با امضای مدیرعامل و یکی از اعضای هیئت مدیره همراه با مهر شرکت معتبر است). قبل از امضای هر توافق نامه با شرکت، حتماً روزنامه رسمی و اساسنامه شرکت طرف مقابل را بررسی کنید تا از اعتبار امضاکنندگان اطمینان حاصل نمایید.

جمع بندی: توافق نامه شما، سپر محافظتی شماست!

همانطور که در این مقاله به تفصیل شرح داده شد، نگارش یک توافق نامه مؤثر و استاندارد، فراتر از یک وظیفه اداری ساده است؛ بلکه یک اقدام پیشگیرانه و هوشمندانه برای حفظ حقوق و کاهش ریسک در هر نوع همکاری یا معامله ای محسوب می شود. یک توافق نامه شفاف، دقیق و جامع، مانند یک سپر محافظتی عمل می کند که شما را در برابر سوءتفاهم ها و اختلافات احتمالی آینده بیمه می کند و زمینه ساز روابطی پایدار و موفق خواهد بود. با استفاده از راهنمای گام به گام و نکات طلایی که ارائه شد، اکنون شما ابزار لازم برای تنظیم توافق نامه ای محکم و قابل اطمینان را در اختیار دارید.

به یاد داشته باشید، هر کلمه ای که به درستی نوشته نشود یا هر ابهامی که برطرف نگردد، ممکن است در آینده به یک چالش حقوقی تبدیل شود. پس، وقت بگذارید، دقیق باشید و در صورت لزوم، از متخصصان حقوقی مشاوره بگیرید. اکنون می توانید با اعتماد به نفس، توافق نامه های خود را تنظیم کرده و قدم های محکمی در مسیر همکاری هایتان بردارید.